はがきと手紙(封書)の選び方!使い分けの目安 

こんなときはどちらで伝える!?はがき・手紙(封書)の選び方の目安

選び方のポイント

はがきや手紙を書く前に、伝える相手がどんな方か確認するようにしましょう。

 

友人や同僚など親しい方へ伝える場合、あまり堅い文書になるとよくありませんし、目上の方や上司などへ伝える場合、敬語などを使わない文面は失礼にあたります。

 

手紙やはがきを出す相手と、普段あなたはどんな風に会話をしますか?普段と同じように、相手とどのような関係性にあるのか心がけることが大切です。

 

また、はがきや手紙を出す時期にも注意をしたいものです。時期がずれてしまっては、せっかくのお祝いのメッセージも「いまごろ?」という風にボケた感じになります。

 

手紙やはがきを書くときは、送る時期にも気を付けたいものですね。

 

 

メール・はがき・手紙のどちらを選ぶ?

現代では、メールがごく普通に使用されているので、お祝いのメッセージやお礼の気持ちなどもメールで済まされる方がたくさんいらっしゃいます。ですが、伝える相手によっては、それをマナー違反と感じる方もいることででしょう。

 

ひと手間かけてはがきや手紙を書いて伝えることによって、温かいお祝いのメッセージとなりもらった相手も喜ばれることでしょう。

 

ハガキの一般的な使い方

ハガキの特徴
  • 第三者の目に触れることがある
  • 内容をたくさん書くことができない
  • すぐに書いて送ることができる
  • 親しい関係の方へ、略式の通信上
ハガキを使うとき
  • お中元・お歳暮などのお礼状
  • 季節の挨拶状
  • 内容を第三者に読まれてもよい
  • 簡潔に終わらせるとき

 

手紙の一般的な使い方

手紙の特徴
  • 内容を読まれることがない
  • たくさんの文章を書くことができる
  • 正式なときに使用される
  • 目上の方や改まった方のときに使用する
手紙を使うとき
  • 改まった丁寧な文面のとき
  • 内密にしたい内容のとき
  • 内容を第三者に読まれてもよい

 

ハガキか手紙か、伝えたい内容や送る相手によって使い分けをすることが大切です。そのときの状況やはがきや手紙の性質を理解して用いるようにしましょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

。また、相手との関係性によってもはがきと手紙のどちらで伝えるのがよいのか、注意して見ましょう。

 

 

はがきの良いところ、悪いところ

はがきのよいところは、手軽に書けるところとスピーディーに対応できるというところです。電話やメールでもすぐに返事はできますが、はがきを書くことでもらった相手は、ひと手間かけてくれたんだなと温かい気持ちになります。

 

お祝いの言葉や御礼の言葉を心から伝えるためには、はがきの方が気持ちが効果的に伝わります。

 

しかし、はがきは手紙(封書)に比べると内容を書くところが少なく、詳しい内容が書けません。送る相手との関係性やハガキで伝えてもよい内容かよく考えて、選ぶようにしてくださいね。

 

どんな相手に伝えるのかが重要

相手が自分より目上の人
  • 年配の方
  • 職場の上司
  • 取引先の方
  • あまりしたしくない方
  • 形式を重んじる方

このような方にはできるだけ手紙で伝えたいですが、このような場合でも親しくさせてもらっている方には、はがきで伝えてもかまいません。また、後で挨拶に伺うようになっているのなら、はがきで簡潔にまとめるのもよいと思います。

 

縁談や結婚に関する内容は、基本的には手紙で伝えます。

 

ですが、結婚式や披露宴に関する受付の依頼やスピーチへの依頼、司会の依頼などは、はがきでかまいません。また、入籍や結婚後の報告などもはがきで伝えてもよいです。

内容を知られたくないときや詳しく説明したいとき、目上の方や上司へ伝えるときには、封書を選ぶようにしましょう。

 

選び方のポイント

ハガキを選ぶとき

  • すぐに返事を出すとき
  • 用件を簡単にすませるとき
  • 親しい間柄の方のとき

手紙を選ぶとき

  • 返信が遅れたとき
  • 誰にも内容を知られたくないとき
  • はがきには書ききれないとき
  • 目上の方やかしこまった方のとき

 

上記はハガキ、手紙の選び方の目安です。用件やシーンによってハガキではなく、手紙で伝えないといけないこともあります。