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手紙やはがきを出す相手と、普段あなたはどんな風に会話をしますか？友人や同僚など親しい方へはがきや手紙を出す場合、堅い文書よりも会話をしているように書く方がつたわりますし、目上の方や上司などへ伝える場合、敬語を使わない文面は失礼にあたります。
手紙やはがきを出すときでも普段と同じように、相手とどのような関係性にあるのか心がけることが大切です。はがきや手紙を書く前に、伝える相手がどんな方か確認するようにしましょう。
メール・はがき・手紙のどれを選ぶ？
今は、メールがごく普通に使用されているので、お祝いのメッセージやお礼の気持ちなどもメールですます方がたくさんいますが、伝える相手によっては、それをマナー違反と感じる方もいることででしょう。
はがきや手紙を書いて伝えることによって、手間をかけてくれたと温かい気持ちになり、相手も喜んでくれることでしょう。
ハガキの一般的な使い方
はがきの特徴
- 第三者の目に触れることがある
- 内容をたくさん書くことができない
- すぐに書いて送ることができる
- 親しい関係の方へ、略式の通信上
ハガキを用いるとき
- お中元・お歳暮などのお礼状
- 季節の挨拶状
- 内容を第三者に読まれてもよい
- 簡潔に終わらせるとき
手紙の一般的な使い方
手紙の特徴
- 内容を読まれることがない
- たくさんの文章を書くことができる
- 正式なときに使用される
- 目上の方や改まった方のときに使用する
手紙を用いるとき
- 改まった丁寧な文面のとき
- 内密にしたい内容のとき
- 内容を第三者に読まれてもよい
ハガキか手紙か、伝えたい内容や送る相手によって使い分けをすることが大切です。そのときの状況やはがきや手紙の性質を理解して用いるようにしましょう。また、相手との関係性によってもはがきと手紙のどちらで伝えるのがよいのか、注意して見ましょう。
基本的に改まった方には手紙（封書）を用いる
- 年配の方
- 職場の上司
- 取引先の方
- あまりしたしくない方
- 形式を重んじる方
このような方にはできるだけ手紙で伝えたいですが、このような場合でも親しくさせてもらっている方には、はがきで伝えてもかまいません。また、後で挨拶に伺うように予定しているなら、はがきで簡潔にまとめるのもよいと思います。
用件やシーンによって選びましょう！
下記ははがき、手紙の選び方の目安です。用件やシーンによってハガキではなく、手紙で伝えないといけないこともあります。
ハガキを選ぶとき
- すぐに返事を出すとき
- 用件を簡単にすませるとき
- 親しい間柄の方のとき
手紙を選ぶとき
- 返信が遅れたとき
- 誰にも内容を知られたくないとき
- はがきには書ききれないとき
- 目上の方やかしこまった方のとき
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縁談や結婚に関する内容は、基本的には手紙で伝えます。
ですが、結婚式や披露宴に関する受付の依頼やスピーチへの依頼、司会の依頼などは、はがきでかまいません。また、入籍や結婚後の報告などもはがきで伝えてもよいです。
内容を知られたくないときや詳しく説明したいとき、目上の方や上司へ伝えるときには、封書を選ぶようにしましょう。
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